Как автоматизировать кадровый учет в организации?

Внедрение ПО решает несколько важных задач, связанных с кадровым документооборотом и учетом движения персонала:
1. Безопасное хранение персональных данных. Программные средства должны позволять настроить доступ к персональным данным на уровне записей. То есть, для разных ролей пользователей можно настроить доступ к определенным разделам, таблицам, отчетам.
2. Наличие всех видов и форм кадровых документов. Программа должна содержать все необходимые документы для оформления трудового договора, приема, перевода, увольнения, перемещения сотрудников.
3. Актуальные формы кадровой отчетности. Программа должна хранить в памяти все типовые кадровые отчеты, которые сможет заполнить даже начинающий кадровик. Отчеты можно распечатать, выгрузить в форматах EXCEL, PDF, XML или сразу отправить проверяющим.
4. Оперативная выгрузка справок и данных учета. Автоматизация кадрового учета должна позволить удовлетворить потребности персонала в справках для сторонних компаний. В один клик заполняются справки для центра занятости, социального фонда и кредитных организаций.

Кадровый документооборот только по одному сотруднику включает массу документов, приказов и справок, которые должны храниться в личном деле не менее 75 лет.
При ручном ведении делопроизводства неизменно появляются ошибки, на которые никто не обращает внимания, вплоть до прихода трудовой инспекции.
В результате не исключены существенные штрафы за нарушение кадровой дисциплины по причине отсутствия кадровых документов, нарушения условий труда, режима отдыха, не соблюдения графика отпусков и другим аналогичным поводам.
Однако, причин, почему не стоит вести учет кадров в ручном режиме, гораздо больше. В частности:

• таблицы с номерами кадровых приказов могут потеряться и нужно будет восстанавливать все кадровые документы, сверяясь с записями в трудовых книжках и приказах;
• изменения в законах нужно отслеживать самостоятельно по интернету, на поиск нужной информации может уйти довольно много времени;
• трудно отследить кадровые перестановки в компании, оценить наличие вакантных мест, количество свободных ставок;
• нет полной картины по личным данным сотрудников - проживанию, обучению, наличию детей и так далее;
• нет гарантии сохранности персональных данных.

Чтобы избежать конфликтов с сотрудниками и государственными органами стоит отказаться от ручного учета и приобрести удобное ПО для учета кадров.

Настройка кадрового учета в продукте 1С вполне возможна средствами самой компании. Однако, существуют определенные нюансы при автоматизации учета, которые способен решить только квалифицированный специалист.
Если у вас нет времени или квалификации для корректной настройки программы, а сотрудники продолжают вести учет руками, доверьтесь профессионалам. Наши специалисты настроят кадровый учет по всем вашим организациям и будут вести его в новой базе 1С.
В нашей компании только сертифицированные эксперты, знакомые со всеми нюансами кадрового учета при численности штатных сотрудников от 1 до бесконечности. Мы заполним все кадровые справочники, штатное расписание, должности, подразделения, ставки. Вам останется только воспользоваться всеми преимуществами программы.

Ведение кадровой документации в 1С облегчит жизнь не только кадровым работникам, но и остальному персоналу. Чем даст внедрение новой программы:

• работники смогут получать необходимые справки без задержек;
• больше не будут теряться заявления на отпуска, приказы, командировочные удостоверения;
• работник в любой момент может узнать, сколько дней отпуска у него есть и запланировать поездку с семьей на отдых;
• можно легко продублировать трудовой договор, соглашение, любой документ по кадровому переводу.

Основное преимущество автоматизации – экономия времени персонала. Особенно это важно, когда работники трудятся в командировках, вахтах или на других отдаленных участках и редко бывают в офисе.

Уход от ручного учета в области кадрового делопроизводства ведет, в первую очередь, к минимизации ошибок в документах оплаты труда. Зарплаты в 1С рассчитываются правильно и выплачиваются своевременно.
Чем еще полезна автоматизации для компании:

• возможность накопления и отслеживания информации по персоналу, напоминание о днях рождения, юбилеях сотрудников;
• оперативный ввод первичной документации для начисления выплат;
• возможность сохранения сканов документов в программе, где их легко найти и распечатать;
• использование кадровых отчетов позволяет мониторить штатную расстановку, наличие свободных позиций на текущую дату;
• есть возможность подключить кабинет сотрудника и перевести весь обмен документами с персоналом в электронный формат;
• менеджер по персоналу может вести кандидата по всем этапам от резюме до приема на работу;
• программа позволяет формировать резервные позиции для перспективных сотрудников.

Автоматизация учета предлагает массу возможностей для кадрового отдела, управленцев и директоров. Учет, анализ, планирование, прогнозирование, доступ к личной информации, ориентированность на потребности персонала – все эти факторы просто невозможны при ручном учете.