Как автоматизировать учет заработной платы?

Благодаря автоматизации учета зарплаты на предприятии решаются сразу несколько важных задач:
1. Анализ фонда оплаты труда. Программные средства 1С позволяют учитывать плановые показатели оплаты труда сотрудников для дальнейшего анализа расходов на заработную плату. Для этой цели в конфигурации 1С встроено множество подробных типовых отчетов.
Например, с помощью отчета "Анализ ФОТ по начислениям" можно сравнить плановые показатели ФОТ и суммы фактически начисленной заработной платы сотрудников помесячно в разрезе начислений и удержаний.
2. Расчет начислений сотрудников. В программе представлен широкий набор возможностей для настройки начислений и удержаний зарплаты в 1С. Предусмотрены предопределенные виды начислений с настроенным расчетом, например оплата по окладу, часовому тарифу, премиальные выплаты. Но есть возможность и самостоятельной настройки видов начислений в соответствии с локальными нормативными актами, принятыми в организации.
Настраиваемые формулы начислений позволяют создавать разовые виды выплат, постоянные или накапливаемые. Благодаря гибким настройкам на предприятии можно ввести сколь угодно много видов начислений, которые будут зависеть от показателей выработки, сезонности, закрытия проектов и так далее.
Отдельными документами в программе можно регистрировать начисление материальной помощи, доплаты к отпуску, доходы в натуральной форме и другие периодические выплаты.
Также в программе 1С реализована возможность расчета среднего заработка сотрудников для расчета социальных пособий, командировок, отпусков, учебы.
При ошибке в расчетах можно сделать исправление записи путем сторнирования или доначисления зарплаты. На основании документов, внесенных в прошлом периоде, можно исправить ошибки в текущем месяце.
3. Выплата заработной платы. После проведения начислений и удержаний заработной платы в программе формируются суммы выплаты. 1С: ЗУП позволяет подготовить ведомости в пару кликов благодаря автоматическому заполнению списков сотрудников и сумм к выплате. В ведомости попадает сумма заработной платы, удержанный налог и прочие удержания в пользу третьих лиц. Унифицированные формы ведомостей можно распечатать и подшить к банковским выпискам, а также выгрузить в файл для обмена с обслуживающим банком.
Причитающиеся работникам суммы можно выплатить через банк по безналичному расчету. Встроенные механизмы программы позволяют вести учет лицевых счетов сотрудников, которые открываются в рамках зарплатного проекта или в индивидуальном порядке по заявлению работника. В 1С можно вести одновременно несколько зарплатных проектов в разных банках в рамках одной организации. Также выплачивать заработную плату можно через кассу в виде наличных средств, напрямую работникам или через раздатчика.
Кроме того, программные свойства позволяют настроить места выплаты зарплаты в целом по организации, по отдельным подразделениям и индивидуально по сотрудникам. Благодаря точечной настройке мест выплат можно указать в учетной политике один вид выплаты, например, через банк, а отдельно в подразделениях указать выплаты через раздатчика и наоборот.
4. Начисление налогов и взносов. На основании начислений заработной платы в регистрах программы создаются записи о начисленных налогах и взносах в соответствии с последними изменениями в законодательстве. Встроенные отчеты по налогам и взносам позволяют проанализировать суммы взносов, проверить корректность их начисления и отражения на лицевых счетах сотрудников.
5. Отражение начислений в регламентированном учете. Настройка способов отражения зарплаты и начисленных взносов позволяет правильно отразить расходы по разным категориям сотрудников: отдельно по рабочему персоналу, ОХР и АУП. Можно настроить бухучет начислений в целом по организации, по отдельному подразделению или по сотруднику. Есть возможность синхронизировать две программы, ЗУП и БП, что позволит отказаться от двойной работы по внесению документов.
6. Подготовка регламентированной отчетности. Правильная настройка учета позволяет без усилий сформировать периодическую регламентированную отчетность для предоставления в ИФНС, СФР, статистику. Готовые отчеты можно сохранить, распечатать, выгрузить в файл или передать в проверяющие органы по электронным каналам связи.

В сфере расчета зарплаты некоторые бухгалтера продолжают вести учет в таблицах EXCEL или других схожих программах. Такие специалисты считают, что подобные инструменты никогда не дают сбой и формируют в них все отчеты вплоть до баланса.
Но ручной учет чреват большим количество ошибок даже при минимальном штате сотрудников и отсутствии разнообразия в видах начислений. Кроме того, что этот способ очень трудозатратный. Есть еще ряд причин, по которым не стоит склоняться в сторону ручного учета, а именно:

• таблица, в которой ведется учет, может в любой момент сломаться, особенно, если в ней много информации, листов и отчетов;
• можно не уследить за частыми изменениями в законах, что приведет к ошибкам в налогообложении, начислении и перечислении взносов;
• в кипах бумажной информации сложно оперативно найти нужные данные за предыдущие периоды;
• нет систематизации данных, поэтому сложно предоставить владельцу бизнеса наглядную информацию о структуре, объеме фонда оплаты труда и так далее;
• сложно вовремя выявить ошибку и исправить ее.

Ручной учет, в отличие от автоматизированного, всегда держит сотрудника в излишнем напряжении из-за постоянного мониторинга изменений, внесения информации в разных местах и сложного поиска нужных данных.

1С:Предприятие имеет интуитивный интерфейс и понятное обозначение разделов. Пошаговое заполнение справочников, регистров и отдельных документов позволит постепенно настроить учет под вашу организацию.
Если автоматизация вам нужна здесь и сейчас, вы можете обратиться к специалистам нашей компании, которые под вашим чутким руководством произведут все необходимые настройки, внесут начальные данные, заполнят справочники.
Мы наработали большой опыт внедрения продуктов 1С на предприятиях разных масштабов, от небольших ИП до холдингов с сетью филиалов и подразделений.
Все специалисты получили сертификат на знание программных продуктов от владельца компании 1С. Наши знания постоянно укрепляются в ежедневной в работе с клиентами.
Мы не только автоматизируем учет, но и сами дорабатываем программы под нужды заказчика.

Программный учет поможет не только расчетчикам, но и персоналу, получающему зарплату за свой труд, в чем это отразиться:

• сотрудники будут получать расчетные листки с подробной информацией по заработку;
• зарплата будет выдаваться без задержек;
• благодаря автоматизации можно ввести дополнительные начисления в виде надбавок и премий, которые, несомненно, порадуют персонал;
• работники смогут получать зарплату в рамках зарплатного проекта, на свой счет или через кассу;
• не будет лишних удержаний и ошибок в начислении;
• выплаты по среднему заработку будут рассчитаны корректно, с учетом предыдущих периодов.

Уход от ручного учета сделает систему оплаты труда более прозрачной для персонала.

Автоматизация учета заработной платы подразумевает уход от ручного отражения показателей в прикладных таблицах, формах и распечатках. Соответственно, программный метод обладает следующими преимуществами:

• оперативный ввод первичной информации, благодаря чему сокращается период начисления заработной платы;
• использование программных средств резко сокращает процент ошибок в начислении зарплаты, учете налогов и взносов;
• «не теряются» удержания из зарплаты сотрудников, алименты и другие удержания рассчитываются корректно, в соответствии с законодательством;
• оперативный учет позволяет отвести больше времени на формирование и проверку регламентированной отчетности, своевременно подать отчетность в фонды, выгрузить данные по зарплате в бухгалтерскую программу;
• благодаря отказу от двойного занесения документов значительно снижаются трудозатраты расчетчиков заработной платы и бухгалтеров.

С внедрением продукта автоматизируется не только учет, но и процессы управления заработной платой:

• появляется возможность принятия эффективных решений на основе достоверной информации по затратам на зарплату;
• есть инструменты для прогнозирования и анализа расходов;
• расчет зарплаты становится прозрачным и понятным, как для руководства, так и для сотрудников;
• своевременная сдача корректной отчетности позволяет снизить расходы за счет сокращения пеней и штрафов.

Однако, основное преимущество автоматизации – высвобождение времени, которого всегда не хватает бухгалтеру. Облегчение работы не только повысит моральный дух сотрудников по расчету зарплаты, но и поможет правильно перераспределить нагрузку между работниками бухгалтерии.